Зустрічі потрібні щодня від будь-якої компанії чи організації. На час прийняття рішень вони є найкращим варіантом для начальників та підлеглих координувати дії та прийти до практичних висновків, які гарантують очікувані результати.
Але з часом зустріч може стати контрпродуктивною, оскільки вона відходить від центральної уваги дискусії та обертається навколо випадкових тем, які не мають нічого додати для вирішення проблем. Для того, щоб цього не сталося, потрібні певні погляди. Ознайомтеся з десятьма порадами щодо підвищення ефективності ваших робочих зустрічей.
1? Розклад графіків (і намагайтеся їх дотримуватися)
Зателефонувавши на зустріч, встановіть час початку та час закінчення. Це дозволяє правильно скласти графік планування і не дозволяє зустрічі виходити за рамки необхідного. Щоб встановити час, врахуйте тему, яку потрібно обговорити, та кількість викликаних людей. Нарешті, поважайте ці часи.
2? Уникайте зайвих зустрічей
Якщо проблема стосується не однієї людини, а лише вас, вам не потрібно встановлювати нараду для її вирішення. Посидьте з іншими учасниками та швидко обговоріть чинники. Заплануйте зустріч лише тоді, коли важливо узгодити ідеї або розробити рішення для певної теми.
3? Надішліть порядок денний учасникам заздалегідь
Підготуйте перелік тем, які слід висвітлювати під час зустрічі, та надішліть їх учасникам. Це дозволяє їм підготуватися та скоротити час дебатів, оскільки кожен буде приймати власні раніше продумані ідеї. Намагайтеся не уникати порядку денного, щоб не продовжувати час.
4? Дійте як справжній лідер
Щоб уникнути контролю над речами, потрібно мати постійний пульс. Вам не потрібно бути авторитарними, але не дозволяйте людям відволікатися чи відволікатися від основної проблеми. Крім цього, нехай ідеї запускаються безкоштовно, щоб кожен міг максимально використати дискусію.
5? Слідкуйте
Залежно від теми, якою займаються, люди можуть відчувати себе втішеними або непривабливими. Незважаючи на це, вам потрібно зберігати спокій, щоб заспокоїти настрій або контролювати можливу напругу. Постарайтеся зрозуміти точки зору один одного, щоб підтримувати гармонію.
6? Керуйте часом
Щоб кожен висловився, уникайте можливості монополізувати час лише одній людині. Встановіть обмеження для кожної людини, щоб висловити свою думку, а потім обережно натякніть, що настав час дозволити іншим говорити про це.
7? Будьте готові
Також потрібно бути готовим до зустрічі. Перед цим перегляньте порядок денний і запишіть основні ідеї щодо нього. Ідіть на зустріч із попередньо оціненими ідеями чи рішеннями та готові їх захистити.
8? Навчіться слухати
Навіть якщо ви зайшли в зал засідань, переконавшись, що ваші ідеї найкраще підходять для вирішення проблем або досягнення результатів, дайте те, що мають змогу сказати інші учасники. Коли зустрічається зустріч, чуються думки всіх, і тому можна дійти загального знаменника: якщо ви хочете визначитися самостійно, вам не потрібно зустрічатися з іншими людьми.
9? Використовуйте візуальні зображення
Чітко викладіть свої ідеї, використовуючи слайди та інші наочні посібники, щоб інші учасники могли їх бачити найкращим чином, особливо під час роботи з даними чи цифрами. Тільки мова може стати стомлюючою і відволікти тих, хто бере участь.
10? Перегляньте те, про що говорили
Наприкінці обговорень перегляньте з іншими, що обговорювалось та які рішення приймалися. Потім надішліть їм цю інформацію електронною поштою. Це дозволить вам краще бачити результати зустрічі.
Як зробити успішною ділову зустріч? Поради Людмили Калабухи в передачі "Доброго ранку, Львове". (Квітня 2024)
- Кар'єра та фінанси
- 1,230
